Datenschutzerklärung der Abteilung Corporate Relations & Alumni Services

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen.  An dieser Stelle möchten wir Sie daher über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Abteilung Corporate Relations & Alumni Services der Wirtschaftsuniversität Wien und Ihre Rechte als betroffene Person informieren. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich im Einklang mit den einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2003). Die Datenschutzerklärung gilt insbesondere für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der WU Absolvent/inn/en, der Förderer und Besucher/innen der Website wu-alumni.at. Für die Verarbeitung „Verantwortlicher“ im Sinne der Datenschutzgesetze ist die Wirtschaftsuniversität Wien.

Wer sind wir?

Die Abteilung Corporate Relations & Alumni Services der Wirtschaftsuniversität Wien, wurde gegründet, um die Alumni Arbeit an der Wirtschaftsuniversität Wien weiterzuentwickeln, zu bündeln und das Potential der Absolvent/inn/en zu nutzen sowie zum Aufbau und in weiterer Folge Etablierung von Strukturen und Rahmenbedingungen für erfolgreiches Fundraising. Die Abteilung bezweckt den Zusammenschluss und die Förderung der fachlichen, beruflichen und wissenschaftlichen Weiterbildung aller Personen, die ein an der Wirtschaftsuniversität Wien (oder an der ehemaligen Hochschule für Welthandel) angebotenes Studium oder eine ähnliche Ausbildung an dieser Universität absolviert haben und/oder die in der Lehre an der Wirtschaftsuniversität Wien tätig sind oder waren. Zugleich soll die Verbindung der Wirtschaftsuniversität Wien mit den Absolventinnen und Absolventen gestärkt und der wechselseitige Meinungs- und Gedankenaustausch gepflegt werden.

Nach dem Universitätsgesetz obliegt den Universitäten insbesondere die Aufgabe der Weiterbildung der Absolvent/inn/en von Universitäten (§ 3 Z 5 UG) und der Unterstützung der nationalen und internationalen Zusammenarbeit im Bereich der wissenschaftlichen Forschung und Lehre, der Kunst (§ 3 Z 7 UG) sowie der Pflege der Kontakte zu den Absolvent/inn/en (§ 3 Z 10 UG).

Zur Erfüllung dieser Aufgaben verarbeitet die Abteilung Corporate Relations & Alumni Services personenbezogene Daten über die Absolvent/inn/en der WU, um den Kontakt mit den Absolvent/inn/en zu pflegen und diese über die Angebote und Leistungen der WU und speziell der Abteilung Corporate Relations & Alumni Services zu informieren. Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage des Art 6 Abs 1 lit e DSGVO (Wahrnehmung von öffentlichen Aufgaben), soweit im Folgenden nicht anders angeführt.

Verarbeitungstätigkeiten

• Organisation von weiterbildenden, sportlichen und kulturellen Veranstaltungen;
• Herstellung von Kontakten zu wissenschaftlichen und fachbezogenen Einrichtungen sowie der Herantragung von Fragen der Praxis an die Wirtschaftsuniversität Wien zur Erarbeitung von Problemstellungen für die Forschungstätigkeit der Universität;
• Herausgabe eines regelmäßig erscheinenden Absolvent/inn/en/magazins sowie anderer Publikationen;
• Einrichtung von Zugangsmöglichkeiten zu Datenbanken; Kommunikationsmedien, Bibliotheken und Forschungseinrichtungen.

Im Rahmen dieser Tätigkeiten verarbeitet die Abteilung Corporate Relations & Alumni Services personenbezogene Daten, wie im Folgenden näher dargelegt.

Absolvent/inn/en- und Fördererverwaltung, -betreuung, –gewinnung und Marketing

Die Verarbeitungstätigkeit im Bereich der Absolvent/inn/en- und Fördererverwaltung dient der Führung von Absolvent/inn/en- und Förderer-Verzeichnissen, der Evidenz der Förderungsbeiträge sowie der Kommunikation mit Absolvent/inn/en oder Förderern der Wirtschaftsuniversität Wien.

Um die fachliche, berufliche und wissenschaftliche Weiterbildung zu fördern, die Verbindung der WU mit den Absolvent/inn/en zu stärken und den wechselseitigen Meinungs- und Gedankenaustausch zu pflegen, verarbeitet die Abteilung Corporate Relations & Alumni Services Absolvent/inn/en-Daten und solche von Förderern. Hierfür werden insbesondere Einladungen zu Veranstaltungen, Werbematerial (Newsletter, Absolvent/inn/en/magazin), Gratulationsbriefe und Spendenaufrufe versendet. Weiters kommt es zu einer Datenverarbeitung bei der An- und Abmeldung von Veranstaltungen.

Die Datenverarbeitung der Förderer im Zuge der Verwaltung erfolgt auf Grundlage des Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen).

Schließlich verarbeitet die Abteilung Corporate Relations & Alumni Services personenbezogene Daten auch zur Wahrnehmung von öffentlichen Aufgaben, welche ihr von der WU übertragen wurden, im Sinne des Art 6 Abs 1 lit e DSGVO.

Empfänger/innen dieser Daten sind Banken, Payment Provider zum Zweck der Zahlungsabwicklung, Steuerberater / Wirtschaftsprüfer, Behörden und sonstige Institutionen im Rahmen gesetzlicher Aufsichts-, Melde- oder Berichtspflichten, Rechtsanwälte, Gerichte und sonstige Stellen zum Zweck der Rechtsdurchsetzung.

Weiters zieht die Abteilung Corporate Relations & Alumni Services für die Datenverarbeitung teilweise Auftragsverarbeiter iSd Art 4 lit 8 DSGVO heran, u.a. IT-Dienstleister/innen zur Bereitstellung für Support und Wartung von IT-Anwendungen, wie insbesondere die Firma DaDi EDV GmbH; Druckereien und Post zum Versand der Absolvent/inn/enmagazin sowie Einladungen zu Veranstaltungen, Gratulationsbriefen, Einladungen zu Jubiläumsfeiern und Spendenaufrufe.

Die Verarbeitung von Daten der Veranstaltungsteilnehmer/innen erfolgt auf Basis des Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (Vertragserfüllung) und/oder des Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (überwiegende berechtige Interessen an der Datenverarbeitung, soweit dies für Organisation und Durchführung der Veranstaltung notwendig ist und im Rahmen der Nachberichterstattung sowie Information über ähnliche Veranstaltungen, welche für die Teilnehmer/innen von Interesse sein könnten).

Nutzung der Website wu-alumni.at

Die Nutzung unserer Website ist für jede/n grundsätzlich möglich, ohne sich als Nutzer/in registrieren lassen zu müssen.

Protokolldatei

Bei jedem Zugriff auf eine Seite aus unserem Angebot und bei jedem Abruf einer Datei werden Zugriffsdaten über diesen Vorgang in einer Protokolldatei auf unserem Server gespeichert. Jeder Datensatz besteht aus:

• der Seite, von der aus die Datei angefordert wurde,
• dem Namen der Datei,
• Datum und Uhrzeit der Anforderung,
• der übertragenen Datenmenge,
• dem Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden etc.),
• einer Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers,
• IP-Adresse, die Ihnen durch Ihren Provider zugewiesen wurde, soweit dies zum technischen Betrieb erforderlich ist.

Die gespeicherten Daten werden anonym und nur zu statistischen Zwecken ausgewertet. Zu einer Weitergabe an Dritte, zu kommerziellen oder nicht-kommerziellen Zwecken kommt es nicht.

Die Abteilung Corporate Relations & Alumni Services nutzt diese Informationen zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Betriebs und zur Überwachung der Leistungsfähigkeit der Website. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der berechtigten Interessen der Abteilung Corporate Relations & Alumni Services gem. Art 6 Abs 1 lit f DSGVO.

Cookies

Unsere Website verwendet „Cookies“, das sind kleine Datensätze (Textdateien), die lokal im (temporären) Speicher Ihres Internet-Browsers abgelegt werden. Die Cookies richten keinen Schaden an. Deren Einsatz ermöglicht es uns aber, Ihnen ein nutzungsfreundliches Angebot zur Verfügung zu stellen. Die Cookies dienen ausschließlich dazu, Ihnen die reibungslose Nutzung unseres Online-Angebotes zu ermöglichen.

Wenn Sie Cookies auf Ihrem Computer kontrollieren wollen, können Sie ihre Browser-Einstellungen so wählen, dass Sie eine Benachrichtigung bekommen, wenn eine Website Cookies speichern will. Sie können Cookies auch blockieren oder löschen, wenn sie bereits auf Ihrem Computer gespeichert wurden. Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, wie Sie diese Schritte setzen können, benutzen Sie bitte die „Hilfe“-Funktion in Ihrem Browser. Beachten Sie bitte, dass das Blockieren oder Löschen von Cookies Ihre Online-Erfahrung beeinträchtigen und Sie daran hindern könnte, diese Website vollständig zu nutzen.

Kontaktaufnahme

Wir ermöglichen unseren Absolvent/inn/en und Förderern die Kontaktaufnahme mittels spezieller Online-Formulare. Hierbei werden ausschließlich jene personenbezogenen Daten erhoben, die zur Beantwortung der Anfragen erforderlich sind. Die Preisgabe dieser Daten erfolgt ausdrücklich auf freiwilliger Basis. Ihre Daten werden vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben. Eine Verwendung über die Bearbeitung der Anfrage hinaus erfolgt nicht.

Newsletter

Sie können über unsere Website unseren Newsletter abonnieren. Hierfür benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse, sowie Ihr Einverständnis zum Bezug des Newsletters. Sobald Sie sich für den Newsletter angemeldet haben, senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungs-Link, den Sie anklicken müssen, um Ihre E-Mail-Adresse zu verifizieren und um uns zu bestätigen, dass Sie unseren Newsletter erhalten möchten. Sie können den Bezug des Newsletters jederzeit beenden. Hierzu ist das Anklicken des verlinkten Textes „Newsletter abbestellen“ erforderlich, der jeder versendeten Newsletter-E-Mail beigefügt ist. Wir löschen dann sofort Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Newsletter-Versand.

Der Newsletterversand erfolgt über die Marketing Automation Solution „ClickDimensions“ sowie über die Software „Fundraising Studio“.

Verweise auf externe Websites

Die von WU Alumni angebotene Webseite kann Links zu externen Websites, also Websites Dritter, enthalten. Die Abteilung Corporate Relations & Alumni Services hat jedoch keinen Einfluss auf deren Inhalte und die Datenschutzstandards solcherart verlinkter Seiten. Eine Haftung seitens der Abteilung Corporate Relations & Alumni Services für externe Links ist daher ausgeschlossen.

Werden Ihre Daten in Drittländern verarbeitet?

Im Bereich der Verwaltung und Betreuung von Absolvent/inn/en und Förderern sowie der Gewinnung von Förderern sowie des Marketings und der öffentlich zugänglichen WU Alumni Website kommt es zu keiner Verarbeitung Ihrer Daten in Drittländern.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Von der Abteilung Corporate Relations & Alumni Services werden Daten über unsere Absolvent/inn/en grundsätzlich bis auf Widerruf bzw. Daten unserer Förderer bis zur Einstellung der Unterstützung und darüber hinaus bis zum Ablauf der geltenden Verjährungs- und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert; ferner bis zur Beendigung von Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden.

Welche Rechte haben Sie?

Betroffene Personen haben gemäß den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen, insbesondere den Artikeln 15 bis 21 EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), jederzeit das Recht auf

• Auskunft zu den über sie verarbeiteten personenbezogenen Daten,
• Berichtigung unrichtiger Daten (z.B. über das Formular „Daten aktualisieren“ auf unserer Website wu-alumni.at) und auf Vervollständigung unvollständiger Daten,
• Löschung ihrer Daten, wobei das Recht auf Löschung in den gesetzlich genannten Fällen, insbesondere durch gesetzliche Aufbewahrungspflichten, denen die Abteilung Corporate Relations & Alumni Services unterliegt, durch das Recht auf freie Meinungsäußerung, im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecken oder wissenschaftliche Forschungszwecke eingeschränkt sein kann.
• Einschränkung der Verarbeitung,
• Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Recht auf Datenübertragbarkeit),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben. Voraussetzung hierfür ist, dass die Verarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt oder auf der Grundlage einer Interessenabwägung. Im Falle eines Widerspruchs wird die Abteilung Corporate Relations & Alumni Services die personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, die Abteilung Corporate Relations & Alumni Services kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder für den Fall, dass die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zweck der Direktwerbung. Bei einem Widerspruch gegen Direktwerbung wird die Abteilung Corporate Relations & Alumni Services die Daten der betroffenen Person nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Entsprechende Anfragen können an die im Abschnitt „Kontakt“ angegebene Stelle gerichtet werden. Eine Aktualisierung Ihrer Daten können Sie auch selbst über das bereit gestellte Webformular unter https://www.wu-alumni.at/de/kontakt/daten-aktualisieren/ vornehmen.

Betroffene Personen haben ferner das Recht, sich wegen einer mutmaßlichen Verletzung ihrer Rechte oder der datenschutzrechtlichen Pflichten der Abteilung Corporate Relations & Alumni Services mit einer Beschwerde an die Aufsichtsbehörde zu wenden.

Kontakt

Wenn Sie Fragen oder Anregungen zum Thema „Datenschutz“ haben, können Sie uns Ihre Anfragen und Anregungen mittels E-Mail an alumni@wu.ac.at senden. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der WU finden Sie unter www.wu.ac.at/datenschutz.

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