Datenschutzerklärung der Abteilung Corporate & Alumni Relations der WU

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist der WU Wirtschaftsuniversität Wien ein Anliegen. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie unsere Abteilung personenbezogene Daten verarbeitet und welche Rechte Sie als betroffene Person haben, etwa als Absolvent*in der WU, Spender*in der WU, Kooperationspartner*in der WU oder Besucher*in der Website wu-alumni.at.

Die Verarbeitung entspricht den geltenden Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Telekommunikationsgesetz (TKG) 2003. Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgesetze ist die WU.

Kontaktdaten

Verantwortliche:

WU Wirtschaftsuniversität Wien
z. H. Corporate & Alumni Relations
Welthandelsplatz 1, Gebäude EA, 1020 Wien

Datenschutzbeauftragter:

WU Wirtschaftsuniversität Wien
z. H. des Datenschutzbeauftragten p.A. Rechtsabteilung
Welthandelsplatz 1, Gebäude AR, 1020 Wien

Bei inhaltlichen Fragen wenden Sie sich bitte an Isabel Weitz-Berger.

Bei datenschutzrechtlichen Anliegen wenden Sie sich bitte an das WU-Datenschutzteam.

1. Über die Abteilung

Die Abteilung Corporate & Alumni Relations unterstützt die strategische Weiterentwicklung der WU durch den Aufbau und die Pflege langfristiger, wertschöpfender Beziehungen zu Absolvent*innen und Unternehmen. Sie will national wie international die Bindung der Absolvent*innen an die WU wesentlich mitgestalten, die Position der WU als Partnerin der Wirtschaft festigen und die finanzielle Basis der WU und ihrer Universitätsstiftung (WU Foundation) durch Fundraising und Sponsoring erweitern.

Gemäß § 3 Z 10 Universitätsgesetz (UG) sollen Universitäten den Kontakt zu ihren Absolvent*innen pflegen. Dazu verarbeitet die Abteilung Corporate & Alumni Relations personenbezogene Daten. Die rechtliche Grundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO(Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben), sofern im Folgenden nicht anders angegeben.

2. Verarbeitungstätigkeiten

Pflege der CRM-Datenbank
Herstellung von Kontakten zu Departments, Instituten und Kompetenzzentren der WU
Organisation und Durchführung von Veranstaltungen für Absolvent*innen
Versand von Informationen zu Angeboten für Absolvent*innen
Herausgabe von Print- und Online-Publikationen
Kommunikation über Social-Media-Kanäle der WU
Fundraising-Aktivitäten für die WU und die WU Foundation
Erstellung von Analysen und Berichten

Bei diesen Tätigkeiten verarbeitet die Abteilung Corporate & Alumni Relations personenbezogene Daten. Das wird im Folgenden näher erläutert.

**2.1 Verwaltung, Gewinnung und Betreuung von Absolventinnen, Spenderinnen und Kooperationspartner*innen sowie Marketing**

Die Verarbeitungstätigkeit im Bereich der Verwaltung von Absolvent*innen umfasst das Führen von Verzeichnissen, die Dokumentation von Spenden und die Kommunikation mit Absolvent*innen, Spender*innen und WU-Kooperationspartner*innen. Als Abteilung Corporate & Alumni Relations verarbeiten wir personenbezogene Daten von Absolvent*innen, Spender*innen und Kooperationspartner*innen, um die Beziehung der WU zu ihren Absolvent*innen zu erneuern und zu pflegen und das nationale wie internationale Absolvent*innen-Netzwerk, die WU insgesamt und die WU Foundation zu stärken. Konkret verarbeiten wir Ihre Stammdaten (Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum, Geschlecht, vorangestellte oder nachgestellte akademische Titel, Amtstitel, E-Mail-Adresse, Mobilnummer, Festnetznummer, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Bundesland, Land, Daten zum Studienabschluss, etwa Studiengang, Studienzweig, Abschlussdatum, Matrikelnummer, sofern bekannt berufliche Informationen wie Unternehmen und Position) inklusive Kontaktinformationen sowie Ihre Bankkontodaten und Zahlungsinformationen (Zahlungsbetrag und Zahlungsdatum).

Wir versenden vor allem Einladungen zu Veranstaltungen, Informationsmaterialien, Briefe und Spendenaufrufe. Bei der Anmeldung zu Veranstaltungen oder der Abmeldung davon werden ebenfalls personenbezogene Daten verarbeitet. Daten von Spender*innen verarbeiten wir im Zuge der Verwaltung auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO(Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen). Schließlich verarbeiten wir personenbezogene Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO auch zur Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben, die der Abteilung Corporate & Alumni Relations von der WU übertragen wurden (§ 3 Z 10 UG: Pflege der Kontakte zu den Absolvent*innen, § 3 Z 5 UG: Weiterbildung von Absolvent*innen).

Empfänger dieser Daten sind Banken und Payment-Service-Provider zum Zweck der Zahlungsabwicklung, Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien, Behörden und sonstige Institutionen im Rahmen gesetzlicher Aufsichts-, Melde- oder Berichtspflichten sowie Rechtsanwaltsbüros, Gerichte und sonstige Stellen zum Zweck der Rechtsdurchsetzung.

Außerdem ziehen wir für die Datenverarbeitung teilweise Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Z 8 DSGVO heran, unter anderem IT-Dienstleister für Support und Wartung von IT-Anwendungen, Druckereien und die Post für den Versand von Einladungen zu Veranstaltungen, Informationsmaterialien, Briefen und Spendenaufrufen.

Daten von Veranstaltungsteilnehmer*innen verarbeiten wir auf der Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (überwiegende berechtigte Interessen an der Datenverarbeitung), soweit es für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung, die Nachberichterstattung und die Information über ähnliche Veranstaltungen, die für die Teilnehmer*innen von Interesse sein könnten, notwendig ist.

2.2 Teilnahme an unseren Veranstaltungen

2.2.1 Durchführung der Veranstaltung

Wir verarbeiten jene personenbezogenen Daten, die Sie uns bei der Anmeldung zur Veranstaltung bekannt gegeben haben. In der Regel sind das Ihre Stammdaten (Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum, Geschlecht, vorangestellte oder nachgestellte akademische Titel, Amtstitel, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Bundesland, Land)inklusive Kontaktinformationen.

Das tun wir zum Zweck der Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung und Ihrer Anmeldung dazu. Dazu gehören auch die Kontaktaufnahme im Fall kurzfristiger Terminänderungen/-absagen und – bei kostenpflichtigen Veranstaltungen – die Rechnungslegung. Darüber hinaus kann es sein, dass wir Ihre Daten zu Dokumentations- und Informationszwecken verarbeiten, etwa zur Nachberichterstattung oder zur Information über zukünftige Veranstaltungen.

Daten von Veranstaltungsteilnehmer*innen verarbeiten wir auf der Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen) Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben in Verbindung mit § 3 Z 11 UG: Öffentlichkeitsarbeit) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (überwiegende berechtigte Interessen an der Datenverarbeitung, konkret Information über zukünftige Veranstaltungen sowie Dokumentation der Tätigkeiten und Entwicklungen an der WU).

Wir geben Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter. Im Einzelfall kann es für die Erreichung der oben genannten Zwecke allerdings erforderlich sein, dass wir sie an Dienstleister weitergeben. Diese werden von uns sorgfältig ausgewählt und vertraglich als Auftragsverarbeiter zum gesetzeskonformen Umgang mit Ihren Daten verpflichtet.

Wir verarbeiten Ihre Daten nur so lange, wie es zum Zweck der Durchführung und Dokumentation der Veranstaltung und Ihrer Anmeldung dazu und für Vertragsabwicklung und Information notwendig ist. Darüber hinaus verarbeiten wir sie nur so lange, wie gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Diese Fristen können sich vor allem für die Vertragsabwicklung aus dem Unternehmensgesetzbuch und der Bundesabgabenordnung ergeben.

2.2.2 Fotos und Videos für die Öffentlichkeitsarbeit

Während der Veranstaltung werden Fotos und/oder Videos inklusive Audioaufnahmen angefertigt.

Ihre Daten werden von uns zu Zwecken der Dokumentation, der Öffentlichkeitsarbeit und der Information über Angebote verarbeitet, insbesondere zur Nachberichterstattung. Das geschieht auf der Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben, in Verbindung mit § 3 Z 11 UG: Öffentlichkeitsarbeit). Insbesondere werden sie zwecks Öffentlichkeitsarbeit auf Websites, in sozialen Medien, in Publikationen und/oder Printmedien veröffentlicht.

2.3 Nutzung der Website wu-alumni.at

Die Nutzung der Website wu-alumni.at ist grundsätzlich ohne eine Registrierung als Nutzer*in möglich.

Die Website wu-alumni.at kann Links zu externen Websites, also zu Websites von Dritten, enthalten. Wir haben keinen Einfluss auf die Inhalte und die Datenschutzstandards solcher verlinkter Websites. Deshalb haftet die WU nicht für externe Links.

2.3.1 Protokolldatei

Bei jedem Zugriff auf eine Seite und jedem Abruf einer Datei werden Zugriffsdaten in einer Protokolldatei auf dem Server gespeichert. Jeder solche Datensatz besteht aus

der Seite, von der aus die Datei angefordert wurde,
dem Namen der Datei,
Datum und Uhrzeit der Anforderung,
der übertragenen Datenmenge,
dem Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden etc.),
einer Beschreibung des Typs des verwendeten Internetbrowsers,
der IP-Adresse, die Ihnen durch Ihren Provider zugewiesen wurde (soweit diese Information technisch nötig ist).

Die gespeicherten Daten werden anonym und nur zu statistischen Zwecken ausgewertet. Es kommt zu keiner Weitergabe an Dritte, weder für kommerzielle noch für nicht kommerzielle Zwecke.

Wir nutzen diese Informationen, um den ordnungsgemäßen Betrieb und die Leistungsfähigkeit der Website zu gewährleisten und zu überwachen. Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage der berechtigten Interessen der WU gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

2.3.2 Cookies

Die Website verwendet Cookies, das sind kleine Datensätze (Textdateien), die auf Ihrem Computer im (temporären) Speicher Ihres Internetbrowsers abgelegt werden. Sie richten keinen Schaden an. Ihr Einsatz ermöglicht es, Ihnen ein nutzungsfreundliches Angebot zur Verfügung zu stellen. Sie dienen ausschließlich dazu, Ihre Online-Erfahrung reibungslos zu gestalten.

Wenn Sie Cookies auf Ihrem Computer kontrollieren wollen, können Sie in den Einstellungen Ihres Browsers festlegen, dass Sie eine Benachrichtigung bekommen, wenn eine Website Cookies auf Ihrem Computer abspeichern will. Sie können Cookies auch blockieren oder sie löschen, wenn sie bereits auf Ihrem Computer gespeichert worden sind. Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, wie Sie das tun können, benutzen Sie bitte die Hilfefunktion in Ihrem Browser. Beachten Sie bitte, dass das Blockieren oder Löschen von Cookies Ihre Online-Erfahrung beeinträchtigen und Sie daran hindern könnte, unsere Website vollständig zu nutzen.

2.3.3 Kontaktaufnahme

Über die Online-Formulare auf der Website wu-alumni.at können Sie mit der Abteilung Corporate & Alumni Relations in Kontakt treten. Wir erbitten in diesen Formularen nur jene personenbezogenen Daten, die wir zur Bearbeitung Ihrer Anfrage brauchen. Wir betonen, dass die Angabe der Daten freiwillig erfolgt. Ihre Daten werden vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben. Wir verwenden sie ausschließlich für die Bearbeitung Ihrer Anfrage.

2.4 Newsletter

Auf der Website wu-alumni.at haben Sie die Möglichkeit, den Newsletter für Absolvent*innen zu abonnieren. Dafür ist es nötig, dass Sie Ihre E-Mail-Adresse angeben und Ihr Einverständnis zum Erhalt des Newsletters erklären. Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Durch das Anklicken des Links verifizieren Sie Ihre E-Mail-Adresse und bestätigen, dass Sie den Newsletter erhalten möchten. Sie können den Bezug des Newsletters jederzeit beenden. Das machen Sie, indem Sie den Link „Abmelden“ am Ende einer beliebigen Newsletter-E-Mail anklicken. In diesem Fall werden die Daten, die im Zusammenhang mit dem Newsletter-Versand gespeichert wurden, umgehend gelöscht. Wir verwenden für den Newsletter-Versand das System „Microsoft Dynamics 365 Customer Insights“.

2.5 Unsere Online-Präsenzen in sozialen Medien

Wir unterhalten Online-Präsenzen auf Social-Media-Plattformen.

Verantwortlich für die hier angeführten Datenverarbeitungen sind teilweise wir und teilweise die jeweiligen Betreiber der Plattformen. Für bestimmte Verarbeitungen fungieren wir und die Plattformbetreiber auch als gemeinsam Verantwortliche im Sinne von Art. 26 DSGVO. Bitte beachten Sie, dass wir trotzdem keinen vollumfänglichen Einfluss auf die Datenverarbeitung der einzelnen sozialen Netzwerke haben. Im Fall der Geltendmachung von Betroffenenrechten könnten wir diese Anfragen nur an die jeweiligen Betreiber weiterleiten. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass wir keine Kenntnis davon haben, in welcher Weise und in welchem Umfang die Plattformbetreiber die Daten aus dem Besuch unserer Social-Media-Seiten für eigene Zwecke verwenden, wie lange sie sie speichern und ob die Daten einzelnen Nutzer*innen zugeordnet werden oder an Dritte weitergegeben werden. Darüber informieren die Betreiber nicht vollständig und klar und wir können es nicht beeinflussen. Auch haben wir keine effektiven Kontrollmöglichkeiten.

Der Betrieb unserer Social-Media-Seiten dient der Information der Öffentlichkeit über die Erfüllung der Aufgaben, die der Universität gesetzlich übertragen wurden (Öffentlichkeitsarbeit), sowie der Kommunikation (Beantwortung von Anfragen). Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten daher im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 Z 11 UG(Öffentlichkeitsarbeit) zur Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben, die der Abteilung Corporate & Alumni Relations von der WU übertragen wurden.

Bei den Social-Media-Seiten handelt es sich um ein Zusatzangebot zu den bereits bestehenden Informations- und Kommunikationsangeboten der Abteilung. Sie bieten Nutzer*innen die Möglichkeit, mit der Abteilung zu kommunizieren.

2.5.1 LinkedIn

LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland

Wenn Sie mit uns über unseren LinkedIn-Auftritt beispielsweise in Form von Nachrichten, Kommentaren, Erwähnungen oder „Gefällt mir“-Angaben, die personenbezogene Daten enthalten (zum Beispiel Ihre Accountdaten, Ihren Namen, Ihr Geburtsdatum oder Ihre E-Mail-Adresse), Kontakt aufnehmen, werden diese Daten von LinkedIn an uns übermittelt. Wir erhalten von LinkedIn weiters anonyme Statistiken und Berichte über die Nutzung unseres Social-Media-Profils, die keine persönlichen Daten enthalten.

Folgende anonyme Informationen werden uns zur Verfügung gestellt: Follower*innen: Zahl der Personen, die unserem LinkedIn-Profil folgen – inklusive Wachstum und Entwicklung über einen definierten Zeitraum. Reichweite: Zahl der Personen, die einen bestimmten Beitrag sehen. Zahl der Interaktionen mit einem Beitrag und der Besuche unseres Profils. Werbewirkung: Zahl der Menschen, die eine Anzeige oder einen Artikel gesehen und damit interagiert haben. Demografie: Funktion, Branche, Unternehmensgröße, Standort, Betriebszugehörigkeit, Land, Beschäftigungsstatus. Diese Statistiken verwenden wir dazu, unsere LinkedIn-Inhalte weiterzuentwickeln und zu optimieren und besser auf die Interessen unserer Nutzer*innen einzugehen. Wir können die statistischen Daten nicht mit den Profilen unserer Follower*innen oder einzelner Nutzer*innen verknüpfen. Welche Informationen Sie in Ihrem Profil veröffentlichen, beispielsweise Ausbildung, Berufserfahrung, Kenntnisse und Kenntnisbestätigungen, Foto, Standort oder Region, bleibt Ihnen überlassen. Ebenso, ob Sie vertrauliche Informationen veröffentlichen. Das können Sie maßgeblich selbst über die Einstellungen Ihres LinkedIn-Kontos unter dem Punkt „Datenschutz“ festlegen. Welche Daten LinkedIn erhebt und wie sie verwendet werden, hängt davon ab, wie Sie diese Dienste nutzen und welche Datenschutzeinstellungen Sie wählen. Näheres finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von LinkedIn unter https://de.linkedin.com/legal/privacy-policyund https://www.linkedin.com/psettings/privacy. Die Inhalte und Daten einiger LinkedIn-Dienste sind auch für Nichtmitglieder, sogenannte Besucher*innen, einsehbar. Auch von Besucher*innen verarbeitet LinkedIn Daten im Rahmen der Nutzung der Dienste, unter anderem die URL der Website, von der sie kommen, die URL der Website, zu der sie als Nächstes navigieren, die Uhrzeit des Besuches sowie Informationen über ihr Netzwerk und ihr Gerät (zum Beispiel ihre IP-Adresse, ihren Proxy-Server, ihr Betriebssystem, ihren Internetbrowser und ihre Add-ons, ihre Gerätekennung und -funktionen, ihre Cookie-IDs und/oder ihren Internetanbieter bzw. Mobilfunkbetreiber). Sofern sie auf die Dienste von einem Mobilgerät zugreifen, sendet dieses Gerät auf der Grundlage ihrer Einstellungen auf dem Gerät Daten über ihren Standort.

3. Werden Ihre Daten in Drittländern verarbeitet?

Für die Gewinnung von Spender*innen und die Betreuung und Verwaltung von Absolvent*innen und Spender*innen, für das Marketing und bei der Nutzung der Website wu-alumni.at werden Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nicht in Drittländern verarbeitet.

Ihre Daten, die zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit der WU verarbeitet werden (also Fotos sowie Audio- und Videoaufnahmen), werden insbesondere auf Websites, in sozialen Medien, in Publikationen und/oder Printmedien veröffentlicht. Dabei kann nicht ausgeschlossen werden, dass ein Abruf aus Drittländern erfolgt.

Bei der Interaktion mit unseren Online-Präsenzen in sozialen Medien kann es möglicherweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Servern außerhalb der EU/des EWR kommen.

4. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern Daten von Absolvent*innen grundsätzlich bis auf Widerruf und Daten von Spender*innen bis zur Einstellung der Spenden und darüber hinaus bis zum Ablauf der geltenden Verjährungs- und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen; ferner bis zur Beendigung von Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden.

In Zusammenhang mit Veranstaltungen verarbeiten wir Ihre Daten nur so lange, wie es zum Zweck der Durchführung und Dokumentation der Veranstaltung und Ihrer Anmeldung dazu und für Vertragsabwicklung und Information notwendig ist. Darüber hinaus verarbeiten wir sie nur so lange, wie gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen können sich vor allem für die Vertragsabwicklung aus dem Unternehmensgesetzbuch und der Bundesabgabenordnung ergeben.

Die allenfalls zu Ihrer Person angefertigten Fotos und Videos (samt Audioaufnahmen) werden so lange gespeichert, wie es für die Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Die Speicherdauer ist vor allem abhängig von folgenden Kriterien:

Art der Abbildung (Zahl der Personen, abgebildete Umgebung)
Rahmen, in dem die Aufnahme gemacht wurde (öffentliche Veranstaltung, Vorlesung, Sponsion, akademische Feier)
Eignung zur Verwendung auf der Website, in den sozialen Netzwerken und auf Videoportalen
Eignung zur Darstellung der Geschichte der Universität
Eignung zur Verwendung bei Jubiläen und für Festschriften
Eignung zur Verwendung auf der Website
Grad des Eingriffes in die Geheimhaltungsinteressen

Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung der Foto-/Videodaten inklusive Audiodaten allenfalls bis zur Beendigung allfälliger Rechtsstreitigkeiten, für die sie als Beweis benötigt werden.

5. Welche Rechte haben Sie?

Als Betroffene*r dieser Datenverarbeitung haben Sie gegenüber der WU das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Darüber hinaus haben Sie das Recht, Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde einzulegen. Nähere Informationen zu Ihren Rechten als Betroffene*r finden Sie auf unserer Website unter dem Punkt „Betroffenenrechte“.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an das WU-Datenschutzteam.